Kostenlosen Prozess-Check anfragen

Aus E-Mails, Notizen und Listen werden prüfbare Vorgänge.

Ich entwickle individuelle KI- und Prozessautomatisierungen für Ihren Betrieb. Dafür sehe ich mir Ihren Ablauf an und finde die passende Lösung, oft mit Software, die Sie schon nutzen.

Kostenlosen Prozess-Check anfragen

Kostenlos, 20–30 Minuten, ohne Vertriebsdruck. Sie schildern Ihren Ablauf, ich sage Ihnen ehrlich, was sich lohnt.

Schematische Darstellung eines möglichen Ablaufs · Beispieldaten
  1. Eingang

    E-Mail

    Bestellung KW 43

    Beispiel GmbH · Anhang „Bestellliste.pdf“ · 3 Positionen

  2. Erkennen

    Angaben erkannt

    • Kunde
    • Bestellnummer
    • Positionen
    • Wunschtermin
  3. Prüfen

    Position 2 weicht ab

    E-Mail
    40 Stück
    Anhang
    50 Stück

    Keine stillschweigende Auswahl.

  4. Klären & freigeben

    Sie klären

    Position 2: 50 Stück

    nach Rückfrage beim Kunden

    Sie geben frei
  5. Ergebnis

    Auftragsentwurf

    Von Ihnen freigegeben

    Position 2 geklärt: 50 Stück

    Wartet auf Ihre Freigabe

Prozess­automatisierung beginnt dort, wo heute abgetippt wird.

Bestellungen kommen per E-Mail, Einsatznotizen vom Techniker, Preislisten im Format des Lieferanten. Bevor daraus ein Auftrag, ein Bericht oder ein Import entsteht, wird abgetippt, verglichen und nachgefragt.

Bestellung KW 43 · von Hand übertragenBeispiel
Pos.Art.-Nr.ArtikelMengeEinheitTermin
1A-1042Schraube M8 × 40A-104220St.KW 45
2KD-4480 (Stelle 2: Kundennummer statt eigener Artikelnummer)Dichtung 32 mmKD-4480 (Stelle 2: Kundennummer statt eigener Artikelnummer)? (Stelle 4: Menge fehlt)VE (Stelle 2: fremde Einheit)KW 45
3A-1051Flansch DN 50A-105110St.offen (Stelle 3: Termin noch nicht bestätigt)
4A-1042Schraube M8 × 40A-1042 (Stelle 1: dieselbe Zeile doppelt eingegeben)20St.KW 45

  1. Doppelte Eingabe

    Angaben aus E-Mails und Anhängen werden von Hand in ein anderes Programm übertragen.

  2. Fremde Formate

    Lieferanten und Kunden verwenden eigene Artikelnummern, Einheiten und Spalten.

  3. Zeitversetzte Belege

    Bestätigungen kommen später, nur teilweise oder gar nicht und müssen nachgehalten werden.

  4. Rückfragen

    Fehlt eine Angabe oder passt etwas nicht zusammen, beginnt die Suche nach dem Ursprung.

Texterkennung allein reicht dafür nicht. Positionen müssen zusammenpassen, und Ausnahmen müssen sichtbar werden.

Vier Beispiele, wie Automatisierung im Alltag aussehen kann.

Die Beispiele stammen aus Auftragserfassung, technischem Service, Produktdatenpflege und Einkauf. Ihr Ablauf ist vermutlich anders. Genau den sehe ich mir mit Ihnen an. Jedes Beispiel zeigt fünf Schritte: Ausgangssituation, Handarbeit von heute, mögliche Automatisierung, Prüfungen und das Ergebnis, das Sie freigeben.

Beispiel 1: Bestell-E-Mail → Auftragsentwurf

Bestellungen kommen per E-Mail, oft mit Anhang. Kunde, Bestellnummer, Artikel und Mengen werden heute zusammengesucht und abgetippt, bevor ein Auftrag angelegt werden kann.

  1. 1 Ausgangssituation

    Eine Bestell-E-Mail mit PDF-Anhang trifft ein. Der Auftragsentwurf ist noch leer.

  2. 2 Heute von Hand

    E-Mail lesen, Anhang öffnen, jede Position abtippen und mit dem Artikelstamm abgleichen.

  3. 3 Mögliche Automatisierung

    Angaben werden erkannt, Kundenartikel Ihren Artikelnummern zugeordnet. Jedes Feld zeigt seine Fundstelle.

  4. 4 Prüfungen

    E-Mail und Anhang nennen bei Position 2 verschiedene Mengen. Beide Werte bleiben sichtbar, nichts wird stillschweigend ausgewählt.

  5. 5 Ergebnis

    Ein Auftragsentwurf, der auf Ihre Klärung und Freigabe wartet. Es wird nichts gebucht und keine Antwort an den Kunden geschickt.

Heute von Hand lesen, öffnen, abtippen, abgleichen

Eingang · E-Mail

Von einkauf@beispiel-gmbh.example

Betreff Bestellung KW 43

„… zu Position 2 bitte 40 Stück. Liefertermin wie besprochen KW 45. Die Bestellliste finden Sie im Anhang.“

Anhang · Bestellliste.pdf · Bestellung B-4310

Pos.Art.-Nr. KundeMenge
1KD-447120 St.
2KD-448050 St.
3KD-450210 St.

Auftragsentwurf

Kunde
Beispiel GmbH E-Mail
Bestellnr. Kunde
B-4310 Anhang
Wunschtermin
KW 45 E-Mail
Pos.ArtikelMenge
1A-1042 aus KD-4471 · Artikel­stamm20 St.
2A-1046 aus KD-4480 · Artikel­stammKlären E-Mail 40 · Anhang 50
3A-1051 aus KD-4502 · Artikel­stamm10 St.

Keine doppelte Bestellung: Diese E-Mail wurde noch nicht verarbeitet.

Wartet auf Ihre Freigabe 1 Punkt zu klären · keine Buchung, keine Antwort an den Kunden

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Beispiel 2: Einsatznotizen → Servicebericht

Techniker notieren ihre Arbeit separat, das Büro überträgt sie später in den Servicebericht. Fehlen Angaben, verzögern Rückfragen den Bericht und die Abrechnung.

  1. 1 Ausgangssituation

    Kurze Notizen zu einem Einsatz und die Berichtsvorlage, die Ihr Betrieb bereits nutzt.

  2. 2 Heute von Hand

    Notizen abschreiben, beim Techniker nachfragen, die Vorlage Zeile für Zeile ausfüllen.

  3. 3 Mögliche Automatisierung

    Tätigkeiten, Material, Arbeitszeit und offene Punkte werden in die passenden Abschnitte Ihrer Vorlage übertragen.

  4. 4 Prüfungen

    Der Messwert fehlt in den Notizen. Das Feld bleibt leer und erscheint auf der Liste der fehlenden Angaben. Nichts wird erfunden.

  5. 5 Ergebnis

    Ein Berichtsentwurf in Ihrer gewohnten Vorlage und eine kurze Liste offener Angaben. Verwendet wird er erst nach Ihrer Prüfung.

Heute von Hand abschreiben, nachfragen, ausfüllen

Einsatznotiz · Auftrag SA-2291

  • Brenner gereinigt
  • Dichtung Wärmetauscher getauscht, 1×
  • Abgasmessung ?
  • Kd. fragt nach Angebot neue Pumpe
  • 1,5 h

Servicebericht · Ihre Vorlage

Tätigkeiten
Brenner gereinigt; Dichtung am Wärmetauscher getauscht
Material
Dichtung Wärmetauscher, 1 Stück
Arbeitszeit
1,5 Stunden
Messwerte
Fehlt nicht in den Notizen, nicht ergänzt
Offene Punkte
Kunde fragt nach einem Angebot für eine neue Pumpe

Fehlende Angaben (1): Abgasmesswert

Zur Freigabe Berichtsentwurf in Ihrer Vorlage

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Beispiel 3: Lieferantendaten → Produktdaten

Lieferanten liefern Listen in eigenem Aufbau: andere Spalten, andere Artikelnummern, andere Einheiten, lose Bilddateien. Heute wird das von Hand in Ihr Format übertragen.

  1. 1 Ausgangssituation

    Eine Lieferantenliste mit fremden Spalten und ein Ordner mit Bilddateien.

  2. 2 Heute von Hand

    Spalten einzeln kopieren, Kartonpreise umrechnen, Bilder von Hand zuordnen.

  3. 3 Mögliche Automatisierung

    Spalten werden Ihrem Format zugeordnet, Artikel Ihren Nummern. Einzelpreise entstehen nach einer festen Regel, nicht geschätzt.

  4. 4 Prüfungen

    Ein Bild ist nicht eindeutig, die Angabe zum Inhalt je Karton fehlt, ein Artikel ist unbekannt. Alles bleibt offen und steht auf der Fehlerliste.

  5. 5 Ergebnis

    Eine kontrollierbare Importdatei mit Fehlerliste zur Freigabe. Importiert wird nichts direkt.

Heute von Hand kopieren, umrechnen, zuordnen

Lieferantenliste

ArtNr Lief.Bez.VEPreis/Ktn
L-4471Handschuh rot12 Paar48,00
L-4472Handschuh blau12 Paar48,00
L-4490Schutzbrille–36,00

Bilder: 4471_rot.jpg 4471-rot-2.jpg 4472_blau.jpg

Feste Regel Einzelpreis = Kartonpreis ÷ Inhalt · 48,00 € ÷ 12 Paar = 4,00 € je Paar

Importdatei · Ihr Format

Artikelnr.BezeichnungEinzelpreisBild
A-2040Handschuh, rot4,00 € je PaarOffen 2 Bilder · Hauptbild unklar
A-2041Handschuh, blau4,00 € je Paar4472_blau.jpg
Offen unbekanntSchutzbrilleOffen Inhalt fehlt–

Fehlerliste (3): Hauptbild für „Handschuh, rot“ nicht eindeutig · Inhalt je Karton fehlt · Artikel nicht im Artikelstamm

Zur Freigabe Importdatei mit Fehlerliste · kein direkter Import

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Beispiel 4: Bestellung ↔ Bestätigung

Nach einer Bestellung muss die Auftragsbestätigung des Lieferanten mit der eigenen Bestellung verglichen werden: Positionen, Mengen, Preise, Termine. Fehlende Bestätigungen werden von Hand nachgehalten.

  1. 1 Ausgangssituation

    Ihre Bestellung und die Bestätigung des Lieferanten, die anders aufgebaut ist.

  2. 2 Heute von Hand

    Beide Dokumente Zeile für Zeile vergleichen und Abweichungen notieren.

  3. 3 Mögliche Automatisierung

    Die Bestätigung wird der Bestellung zugeordnet und Position für Position verglichen, jeweils mit Fundstelle.

  4. 4 Prüfungen

    Eine Teilbestätigung und ein verschobener Termin werden als Abweichung markiert. Ein anderer Preisbezug wird umgerechnet und nur als Hinweis gezeigt, nicht als Fehler.

  5. 5 Ergebnis

    Eine kurze Prüfliste für den Einkauf. Nachfragen an den Lieferanten werden vorbereitet, aber erst nach Ihrer Freigabe verschickt.

Heute von Hand Zeile für Zeile vergleichen

  1. 1 Bestellt: Kabelbinder · 500 St. · KW 42 Bestätigt: 500 St. · KW 42 stimmt
  2. 2 Bestellt: Sechskantschraube M6×20 · 100 St. Bestätigt: 60 St. Prüfen Teilbestätigung
  3. 3 Bestellt: Dübel 8 mm · KW 42 Bestätigt: KW 44 Prüfen Termin verschoben
  4. 4 Bestellt: Unterlegscheibe M6 · 3,80 € je 100 St. Bestätigt: 0,038 € je St. Hinweis anderer Preisbezug, umgerechnet gleich

Prüfliste: 2 Abweichungen, 1 Hinweis Nachfrage an den Lieferanten vorbereitet · Versand erst nach Ihrer Freigabe

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Was kostet Ihr Ablauf heute?

Rechnen Sie nach, wie viel Zeit und Geld ein wiederkehrender Ablauf in Ihrem Betrieb heute bindet. Die Rechnung verwendet nur Ihre eigenen Angaben.

So lange, wie es heute tatsächlich dauert, mit Nachfragen und Korrekturen.

Kosten einer Arbeitsstunde in Ihrem Betrieb.

Gerechnet mit 220 Arbeitstagen, 44 Arbeitswochen und 12 Monaten im Jahr. Die Rechnung läuft nur in Ihrem Browser, es wird nichts gespeichert oder gesendet.

Ergebnis

Ihr heutiger Aufwand

Beispielwerte, bitte anpassen

Ihr Arbeitsjahr: 44 Wochen zu je 5 Tagen. Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag.

Das ist Ihr heutiger Aufwand, keine Einsparung. Wie viel davon sich automatisieren lässt, hängt vom Ablauf ab. Das kläre ich mit Ihnen im kostenlosen Prozess-Check.

Kostenlosen Prozess-Check anfragen

Erst verstehen, dann klein anfangen.

Ich beginne bei Ihrem Ablauf, nicht bei einem Werkzeug. Welche Lösung passt, entscheidet sich erst, wenn klar ist, was heute passiert und was Ihre vorhandene Software schon kann. Ich bin dabei an kein bestimmtes Programm gebunden.

  1. 1

    Ablauf ansehen

    Was löst die Aufgabe aus, welche Dateien und Programme sind beteiligt, wo wird heute geprüft und wer gibt frei?

  2. 2

    Passenden Weg wählen

    Einer von drei Wegen oder eine Kombination, in einer bewusst gewählten Reihenfolge.

    Schritt 2 im Detail: drei Wege zur Lösung

    Der nächste Weg kommt nur, wenn der vorige nicht reicht.

    1. Zuerst: Vorhandene Software einrichten

      Oft kann Software, die Sie bereits nutzen, den Ablauf schon abdecken. Dann richte ich sie passend ein, statt etwas Neues zu bauen.

    2. Dann: Systeme verbinden

      Daten fließen zwischen Programmen, die Sie schon im Einsatz haben, statt von Hand übertragen zu werden.

    3. Zuletzt: Verbleibende Lücken individuell entwickeln

      Was danach noch fehlt, entwickle ich gezielt für Ihren Ablauf, nur für diese Lücke.

  3. Sie geben frei 3

    Klein anfangen

    Ein abgegrenzter Ablauf als Pilotprojekt, mit Beispieldaten, klaren Prüfkriterien und einer verantwortlichen Person auf Ihrer Seite. Das Ergebnis wird geprüft.

  4. Sie geben frei 4

    Erweitern

    Weitere Abläufe oder Dokumentarten folgen erst, wenn das Ergebnis überzeugt und ein konkreter Bedarf besteht.

Sie behalten die Entscheidung. Ich nenne die Grenzen offen.

Grundsätze, nach denen ich arbeite

  • Nichts wird stillschweigend entschieden. Fehlende Angaben, Widersprüche und Unklarheiten werden sichtbar gemacht.
  • Sie entscheiden fachliche Ausnahmen. Sie sehen die Werte, die Sie freigeben. Ändert sich danach etwas, braucht es eine neue Freigabe.
  • Jedes Ergebnis ist nachvollziehbar. Jeder Wert lässt sich zu seiner Quelle zurückverfolgen.
  • KI nur, wo sie hilft. KI liest uneinheitliche Sprache und Dokumente. Berechnungen, Fristen, Zuordnungen und Prüfungen folgen festen Regeln.
  • Inhalte sind Daten, keine Befehle. Was in einer E-Mail oder einem Dokument steht, wird als Daten behandelt, nicht als Anweisung an das System.
  • Keine doppelten Vorgänge. Kommt dieselbe Nachricht zweimal an, entsteht kein zweiter Vorgang. Eine echte Änderung wird als neue Version behandelt.
  • Fehler werden nicht versteckt. Fällt die Verarbeitung aus, bleibt der Eingang erhalten und nichts wird fälschlich als erledigt markiert.

Was ich nicht verspreche

  • pauschale Zeit- oder Kosteneinsparungen
  • eine garantierte Wirkung auf den Umsatz
  • dass jedes Dokument verarbeitet werden kann
  • dass sich jedes System anbinden lässt
  • einen Betrieb ganz ohne menschliche Prüfung

Bevor echte Daten verarbeitet werden

Vorher kläre ich mit Ihnen Datenflüsse, Zugriffsrechte, beteiligte Anbieter sowie Aufbewahrung und Löschung. Entwickelt und vorgeführt wird mit Beispieldaten. Zugangsdaten und echte Kundendaten gehören nicht in Vorführungen.

Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

Ihr Ansprechpartner: Nikolas Eschweiler

Mit Auftragstakt biete ich kleinen und mittleren Unternehmen individuelle KI- und Prozessautomatisierung an.

Ich arbeite deutschlandweit, in der Regel per Video. Wenn es für die Analyse Ihres Ablaufs sinnvoll ist, komme ich nach Absprache auch zu Ihnen in den Betrieb. Vom Prozess-Check bis zum Pilotprojekt sprechen Sie immer mit mir.

Auftragstakt ist ein junges Angebot. Deshalb zeige ich Ihnen hier gekennzeichnete Beispiele möglicher Abläufe und keine Kundenprojekte.

Auftragstakt

Nikolas Eschweiler

Individuelle KI- und Prozessautomatisierung

kontakt@auftragstakt.de

Web
auftragstakt.de
Arbeit
Deutschlandweit, in der Regel per Video
Einstieg
Kostenloser Prozess-Check, 20–30 Minuten
Kostenlosen Prozess-Check anfragen

Häufige Fragen

Wie läuft der Prozess-Check ab?

Der Prozess-Check ist kostenlos und dauert 20 bis 30 Minuten. Sie und ich sprechen per Video über einen konkreten Ablauf aus Ihrem Betrieb: Welche Informationen kommen herein, was bearbeiten Ihre Mitarbeitenden heute von Hand, und welches Ergebnis brauchen Sie? Danach erhalten Sie eine erste Einschätzung, ob eine Automatisierung sinnvoll erscheint und welcher begrenzte nächste Schritt infrage kommt. Eine genauere Analyse oder die Umsetzung vereinbaren wir bei Bedarf gesondert.

Was kostet eine Automatisierung?

Der Prozess-Check ist kostenlos. Was ein Pilotprojekt kostet, hängt vom Ablauf ab. Umfang und Preis vereinbaren Sie mit mir, bevor die Arbeit beginnt.

Muss ich dafür neue Software einführen?

Nicht unbedingt. Zuerst prüfe ich, ob Software, die Sie bereits nutzen, den Ablauf abdecken kann. Danach geht es um die Verbindung bestehender Systeme. Eine eigene Entwicklung kommt nur für die Lücke infrage, die dann noch bleibt. Ob sich Ihr Warenwirtschafts- oder ERP-System anbinden lässt, prüfe ich im Einzelfall. Nicht jedes System bietet dafür eine Schnittstelle.

Lohnt sich das auch für kleinere Betriebe?

Entscheidend ist weniger die Größe als der Ablauf. Eine Automatisierung lohnt sich eher, wenn die Arbeit regelmäßig anfällt, jemand im Betrieb Regeln und Ergebnisse abnehmen kann und Beispieldaten vorliegen. Ob das bei Ihnen zutrifft, klärt der Prozess-Check.

Wo werden meine Daten verarbeitet?

Das hängt von der Lösung und den Programmen ab, die Sie schon nutzen. Bevor echte Daten verarbeitet werden, kläre ich mit Ihnen, welche Anbieter beteiligt sind, wo die Daten verarbeitet werden, wer Zugriff hat und wann Daten gelöscht werden. Bis dahin arbeite ich mit Beispieldaten.

Entscheidet am Ende die KI?

Nein. KI hilft dort, wo Sprache und Dokumente uneinheitlich sind. Berechnungen, Fristen, Zuordnungen und Prüfungen folgen festen Regeln. Fachliche Ausnahmen entscheiden Menschen, und Sie sehen die Werte, die Sie freigeben.

Was passiert, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen?

Der Vorgang bleibt in Prüfung, und der Grund ist sichtbar. Bei einem Widerspruch, etwa zwischen E-Mail und Anhang, werden beide Fundstellen gezeigt. Es wird nichts stillschweigend ausgewählt und nichts ergänzt, was nicht in den Unterlagen steht.

Was wird für ein Pilotprojekt gebraucht?

Eine Person, die für den Ablauf verantwortlich ist, repräsentative Beispieldaten, klare Prüfkriterien und eine Möglichkeit, bei Problemen auf den bisherigen Weg zurückzugehen. Bevor echte Kundendaten verarbeitet werden, kläre ich mit Ihnen Datenflüsse, Zugriffsrechte, Anbieter sowie Aufbewahrung und Löschung.

Was passiert bei einem technischen Fehler?

Der Eingang bleibt erhalten, und der Vorgang wird nicht als erledigt markiert. Er kann kontrolliert erneut verarbeitet werden, ohne dass ein doppelter Vorgang entsteht.

Passt das zu meiner Branche?

Die Beispiele auf dieser Seite stammen aus Handel, E-Commerce, Einkauf und technischem Service. Entscheidend ist aber weniger die Branche als die Arbeit selbst: wiederkehrende Vorgänge mit E-Mails, Dokumenten, Listen und Übertragungen zwischen Programmen.

Wer steckt hinter Auftragstakt?

Auftragstakt ist das Angebot von Nikolas Eschweiler, erreichbar unter auftragstakt.de. Ich arbeite für kleine und mittlere Unternehmen, deutschlandweit und in der Regel per Video. Nach Absprache komme ich auch in Ihren Betrieb.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Schreiben Sie mir, oder stellen Sie sie im kostenlosen Prozess-Check.

kontakt@auftragstakt.de
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Wie sieht Ihr Ablauf aus?

Im Prozess-Check sprechen wir per Video über einen wiederkehrenden Ablauf aus Ihrem Betrieb. Sie erhalten eine erste Einschätzung, ob eine Automatisierung sinnvoll erscheint und welcher begrenzte nächste Schritt infrage kommt. Diese Fragen helfen bei der Vorbereitung:

  1. Was löst die Aufgabe aus?
  2. Welche Dateien und Programme sind beteiligt?
  3. Welche Regeln gelten, welche Fälle sind schwierig?
  4. Wer prüft und gibt frei?
  5. Wie oft kommt das vor?

Prozess-Check anfragen

Kostenlos, 20–30 Minuten, ohne Vertriebsdruck. Sie schildern Ihren Ablauf, ich sage Ihnen ehrlich, was sich lohnt.

So geht es nach Ihrer Anfrage weiter

  1. Ich melde mich innerhalb von zwei Werktagen bei Ihnen.
  2. Wir vereinbaren einen Termin für den Prozess-Check per Video.

Pflichtfeld

Bitte geben Sie Ihren Namen an.

Bitte geben Sie Ihr Unternehmen an.

Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an.

Zwei, drei Sätze reichen, zum Beispiel: „Bestellungen kommen per E-Mail und werden von Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen.“ Bitte keine Kundendaten oder Zugangsdaten eintragen.

Bitte beschreiben Sie kurz den Ablauf.

Wie ich mit Ihren Angaben umgehe, steht in der Datenschutzerklärung.